تواجه شركات المحاماة مشكلتين ملحتين، وهما دعم المزيد من العمل بموارد أقل وإدارة الأمن مع تحول عملائها إلى شركات تركز على السحابة. وفي ظل عدم رغبة العملاء في استخدام الأساليب القديمة والمستهلكة للوقت في إدارة العقود وغيرها من القضايا القانونية، فإن التكنولوجيا لديها الحل لتقديم حلول آمنة، وما على شركات المحاماة سوى التحلي بالشجاعة الكافية لقبولها.
على الرغم من أن شركات المحاماة غالبًا ما يُنظر إليها على أنها متأخرة عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا، إلا أن الواقع هو أنها غالبًا ما تكون راضية عن الحلول الموجودة لديها، وليس هناك ضغط أو سبب يذكر لمواكبة الخدمات السحابية المتطورة.
ومع ذلك، فإن التغييرات في طبيعة الأعمال القانونية تدفعهم شيئاً فشيئاً إلى اعتماد الحوسبة السحابية ومجموعة من الحلول الشريكة للحفاظ على أمن المعلومات وسريتها.
لا يستطيع سوى عدد قليل من شركات المحاماة الاستمرار في التوظيف إلى ما لا نهاية لدعم النمو في أقسام العقود وقانون الأعمال وغيرها من الأقسام. وبدلاً من ذلك، تتجه هذه الشركات إلى خدمات الأتمتة القانونية للتعامل مع طبيعة القص واللصق المتكرر للغاية التي تشكل جزءًا كبيرًا من عملها.
ومن الأمثلة الحديثة على ذلك ترقية العقود لتشمل قواعد اللائحة العامة لحماية البيانات، أو تغيير الاتفاقيات لتعكس التغييرات التي طرأت على خروج بريطانيا من الاتحاد الأوروبي، أو إنشاء مجموعات لا نهاية لها من اتفاقيات عدم الإفصاح والاتفاقيات المالية. حتى إدارة القضايا، وعمليات تدقيق الامتثال، والمحاسبة القانونية يمكن أن تتحسن مع الأتمتة. من خلال اعتماد سير العمل وأتمتة المستندات، فإنه يحرر المحامين والمساعدين القانونيين والسكرتارية القانونية وغيرهم للتركيز على إضافة القيمة وإظهار معرفتهم الفطرية.
يتطلب اعتماد هذه الحلول وتكييف العمليات للاستفادة منها على أفضل وجه من أقسام تكنولوجيا المعلومات لديهم النظر إلى ما هو أبعد من Office وDociscoign، وحتى جهاز الفاكس المخيف. يجب عليهم تبني السحابة لربط الإدارات والعملاء، وضمان أن تظل البيانات آمنة من خلال إدارة قوية للمخاطر، خاصةً في عصر العمل عن بُعد الذي تقوده جائحة فيروس كورونا المستجد.
لا تختلف هذه الأهداف عن معظم أنواع الأعمال الأخرى، إلا أن تركيز الشؤون القانونية على الخصوصية والأمن يضع هذه القضايا على رأس جدول الأعمال. ومن بين الأهداف الأخرى لتحسين كفاءة الأعمال هي الخدمة الذاتية للعميل، وتقليل الكثير من الاتصالات التي تستغرق وقتاً طويلاً في المجال القانوني، وتحسين القدرة على التنقل، مما يسمح للعملاء والمحامين بنقل العمليات أينما كانوا.
أمن السحابة السحابية والقانون
تقوم معظم الشركات القانونية بتشغيل السحابة الخاصة للحفاظ على الخصوصية والأمان، وحفظ معلومات العملاء. ولكن، تستفيد التطبيقات والخدمات بشكل متزايد من السحابة العامة، وستعبر البيانات العديد من الشبكات للوصول إلى متلقٍ أو شريك.
بحلول عام 2019، كانت حوالي 26% من الشركات القانونية ضحية لشكل من أشكال اختراق البيانات وفقًا لتقرير تكنولوجيا الأمن السيبراني الصادر عن رابطة المحامين الأمريكية. سيكون الكثير من هذه الاختراقات عرضيًا، فالكثير من جهود الاختراق واسعة النطاق في محاولة للعثور على نقاط الضعف في دفاعات أي شركة. ومع ذلك، نظرًا لأن معظم المعلومات القانونية ذات امتياز، فإن شركات المحاماة ستكون أيضًا محور هجمات محددة
أساسيات حماية تلك البيانات وخدماتك بما في ذلك:
- قيود عالية المستوى على من يمكنه الوصول إلى أي ملفات، مع وجود كلمات مرور أو عبارات قوية وأتمتة ثنائية تحد من الوصول.
- تشفير الملفات للتخزين وعند التنقل عبر الشبكات.
- جدران الحماية، جدران حماية تطبيقات الويب (WAFs) لحماية البيانات والخدمات السحابية، وجدران الحماية المحلية لحماية الأعمال.
- موازنات التحميل لضمان توافر السحابة ووقت تشغيلها، عبر الاتصالات العالمية أو الإقليمية.
- أدوات أتمتة الامتثال لضمان إدارة الحجم المتزايد من البيانات بشكل صحيح.
وبالإضافة إلى هذه الوسائل التقنية، فإن تدريب الموظفين على اكتشاف محاولات التصيد والبرمجيات الخبيثة سيمنع غالبية الهجمات. لا يزال الخطأ البشري هو السبب الأول للاختراق، ولكن هناك خدمات سحابية يمكنها التحقق من التطبيقات الأخرى بحثاً عن التهيئة الخاطئة ونقاط الضعف، مما يسلط الضوء على الطبيعة التعاونية والمعززة للخدمات السحابية.
على نحو متزايد، ليس لدى شركات المحاماة ما تخشاه من الخدمات السحابية، حيث تضيف قيمة الخدمات الحديثة قيمة للأعمال وتحسن الكفاءة. يمكن أن تكون الخدمات السحابية آمنة تماماً مثل الخدمات داخل المكتب، ويتم تحديثها تلقائياً، مما يجعل الشركات أكثر حداثة وأماناً مع ميزات جديدة، كل ذلك مع تقليل النفقات الرأسمالية الكبيرة.
