Anwaltskanzleien haben zwei dringende Probleme: mehr Arbeit mit weniger Ressourcen zu bewältigen und die Sicherheit zu managen, da ihre Kunden Cloud-zentrierte Unternehmen werden. Da die Kunden nicht bereit sind, altmodische und zeitaufwändige Ansätze für das Vertragsmanagement und andere juristische Fragen zu verwenden, bietet die Technologie die Antwort, um sichere Lösungen zu liefern – die Anwaltskanzleien müssen nur mutig genug sein, dies zu akzeptieren.
Obwohl Anwaltskanzleien oft als technologisch rückständig dargestellt werden, sind sie in Wirklichkeit oft mit den vorhandenen Lösungen zufrieden, und es gibt wenig Druck oder Grund, mit den modernsten Cloud-Diensten Schritt zu halten.
Die Veränderungen in der Natur des Rechtsgeschäfts zwingen sie jedoch langsam dazu, die Cloud und eine Reihe von Partnerlösungen einzusetzen, um Informationen sicher und vertraulich zu halten.
Nur wenige Anwaltskanzleien können unendlich viele Mitarbeiter einstellen, um das Wachstum in ihren Vertrags-, Wirtschaftsrechts- und anderen Abteilungen zu unterstützen. Stattdessen wenden sie sich an juristische Automatisierungsdienste, um die sich stark wiederholenden Ausschneide- und Einfügearbeiten zu erledigen, die einen großen Teil ihrer Arbeit ausmachen.
Zu den jüngsten Beispielen gehören die Anpassung von Verträgen an die Datenschutzgrundverordnung, die Änderung von Verträgen zur Berücksichtigung von Brexit-Änderungen oder die Erstellung der endlosen Flut von NDAs und Finanzvereinbarungen. Auch das Fallmanagement, die Prüfung der Einhaltung von Vorschriften und die juristische Buchführung können durch Automatisierung verbessert werden. Unter durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und DokumentenDurch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Dokumenten können sich Anwälte, Rechtsanwaltsgehilfen, juristische Sekretärinnen und andere Mitarbeiter auf die Wertschöpfung und die Präsentation ihrer Kenntnisse konzentrieren.
Die Übernahme dieser Lösungen und die Anpassung der Arbeitsabläufe, um sie optimal zu nutzen, erfordert, dass die IT-Abteilungen über Office und DocuSign und sogar über das gefürchtete Faxgerät hinausschauen. Sie müssen die Cloud nutzen, um Abteilungen und Kunden miteinander zu verbinden, und dafür sorgen, dass die Daten durch ein strenges Risikomanagement sicher bleiben, insbesondere in der von COVID vorangetriebenen Ära der Telearbeit.
Diese Ziele unterscheiden sich nicht von denen der meisten anderen Geschäftsbereiche, aber der Fokus der Rechtsabteilung auf Datenschutz und Sicherheit stellt diese Themen an die Spitze jeder Agenda. Zu den weiteren Zielen zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz gehören die Selbstbedienung der Mandanten, die Verringerung eines Großteils der Kontakte, die die Zeit der Juristen in Anspruch nehmen, und die Verbesserung der Mobilität, die es Mandanten und Anwälten ermöglicht, Prozesse von jedem Ort aus durchzuführen.
Cloud-Sicherheit und das Gesetz
Die meisten Anwaltskanzleien betreiben private Clouds, um den Datenschutz und die Sicherheit zu gewährleisten und die Kundendaten zu schützen. Doch zunehmend nutzen Anwendungen und Dienste öffentliche Clouds, und die Daten durchqueren viele Netzwerke, um einen Empfänger oder Partner zu erreichen.
Laut einem ABA Cybersecurity Tech Report waren 2019 etwa 26 % der Anwaltskanzleien in irgendeiner Form von einer Datenverletzung betroffen. Viele dieser Angriffe sind zufällig, viele Hackerangriffe sind breit angelegt und versuchen, Schwachstellen in den Verteidigungssystemen von Unternehmen zu finden. Da jedoch die meisten juristischen Informationen vertraulich sind, werden auch Anwaltskanzleien zum Ziel spezifischer Angriffe
Die Grundlagen des Schutzes dieser Daten und Ihrer Dienste, einschließlich:
- Starke Einschränkungen, wer auf welche Dateien zugreifen kann, mit starken Passwörtern oder Phrasen und Zwei-Faktor-Automatisierung zur Begrenzung des Zugriffs.
- Verschlüsselung von Dateien für die Speicherung und für die Übertragung über Netzwerke.
- Firewalls, sowohl Web Application Firewalls (WAFs) zum Schutz von Daten und Cloud-Diensten als auch Firewalls vor Ort zum Schutz des Unternehmens.
- Load Balancer zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Betriebszeit der Cloud über globale oder regionale Verbindungen.
- Automatisierungstools für die Einhaltung der Vorschriften, um sicherzustellen, dass die wachsende Datenmenge korrekt verwaltet wird.
Abgesehen von diesen technischen Mitteln lassen sich die meisten Angriffe verhindern, wenn die Mitarbeiter darin geschult werden, Phishing-Versuche und Malware zu erkennen. Menschliches Versagen ist nach wie vor die Hauptursache für Sicherheitsverletzungen, aber es gibt Cloud-Dienste, die andere Anwendungen auf Fehlkonfigurationen und Schwachstellen überprüfen können, was den kooperativen und verstärkenden Charakter von Cloud-Diensten unterstreicht.
Anwaltskanzleien haben von der Cloud nichts zu befürchten, da moderne Dienste einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen und die Effizienz steigern. Die Cloud kann genauso sicher sein wie die Dienste im Büro und automatisch aktualisiert werden, so dass die Unternehmen immer auf dem neuesten Stand, sicherer und mit neuen Funktionen ausgestattet sind, während gleichzeitig hohe Investitionskosten eingespart werden.
