Los bufetes de abogados tienen dos problemas acuciantes: soportar más trabajo con menos recursos y gestionar la seguridad a medida que sus clientes se convierten en empresas centradas en la nube. Dado que los clientes no están dispuestos a utilizar enfoques anticuados y lentos para la gestión de contratos y otras cuestiones jurídicas, la tecnología tiene la respuesta para ofrecer soluciones seguras, los despachos de abogados sólo tienen que ser lo bastante valientes para aceptarlo.
Aunque a menudo se tacha a los bufetes de estar atrasados en lo que respecta a la tecnología, la realidad es que a menudo están contentos con las soluciones que tienen instaladas, y hay poca presión o razón para mantenerse al día con los servicios en la nube de vanguardia.
Sin embargo, los cambios en la naturaleza del negocio jurídico les están empujando poco a poco a adoptar la nube y una serie de soluciones de socios para mantener la información segura y confidencial.
Pocos despachos de abogados pueden seguir contratando sin cesar para apoyar el crecimiento de sus departamentos de contratos, derecho mercantil y otros. En su lugar, están recurriendo a servicios de automatización jurídica para gestionar la naturaleza altamente repetitiva de cortar y pegar que constituye gran parte de su trabajo.
Algunos ejemplos recientes son la actualización de los contratos para incluir las normas del GDPR, la modificación de los acuerdos para reflejar los cambios del Brexit, o la generación de las interminables balsas de acuerdos de confidencialidad y acuerdos financieros. Incluso la gestión de casos, las auditorías de cumplimiento y la contabilidad legal pueden mejorar con la automatización. En adoptar la automatización del flujo de trabajo y de los documentoslibera a abogados, auxiliares jurídicos, secretarios jurídicos y otros profesionales para que se centren en añadir valor y mostrar sus conocimientos innatos.
Adoptar esas soluciones y adaptar las operaciones para aprovecharlas al máximo exige que sus departamentos de TI miren más allá de Office y DocuSign, e incluso del temido fax. Deben adoptar la nube para conectar departamentos y clientes, y garantizar que los datos permanezcan seguros mediante una sólida gestión de riesgos, especialmente en la era del trabajo a distancia impulsada por COVID.
Estos objetivos no difieren de los de la mayoría de los demás tipos de empresas, pero el interés del sector jurídico por la privacidad y la seguridad sitúa estas cuestiones en lo más alto de cualquier agenda. Entre los demás objetivos para mejorar la eficiencia empresarial está el autoservicio del cliente, que reduce gran parte del contacto que ocupa el tiempo jurídico, y la mejora de la movilidad, que permite a clientes y abogados avanzar en los procesos estén donde estén.
La seguridad en la nube y la ley
La mayoría de los bufetes jurídicos utilizan nubes privadas para mantener la privacidad y la seguridad, custodiando la información de los clientes. Pero, cada vez más, las aplicaciones y servicios aprovechan las nubes públicas, y los datos cruzarán muchas redes para llegar a un destinatario o socio.
En 2019, alrededor del 26% de los bufetes jurídicos han sido víctimas de algún tipo de filtración de datos, según un Informe Técnico sobre Ciberseguridad de la ABA. Muchas de ellas habrán sido fortuitas, ya que muchos de los intentos de pirateo informático son de base amplia y tratan de encontrar puntos débiles en las defensas de cualquier empresa. Sin embargo, como la mayor parte de la información jurídica es privilegiada, los bufetes de abogados también serán objeto de ataques específicos.
Lo básico para proteger esos datos y tus servicios, incluido:
- Restricciones de alto nivel sobre quién puede acceder a qué archivos, con contraseñas o frases seguras y automatización de dos factores que limiten el acceso.
- Cifrado de archivos para su almacenamiento y cuando viajan a través de redes.
- Cortafuegos, tanto cortafuegos de aplicaciones web (WAF) para proteger los datos y los servicios en la nube, como cortafuegos locales para proteger la empresa.
- Equilibradores de carga para garantizar la disponibilidad y el tiempo de actividad de la nube, a través de conexiones globales o regionales.
- Herramientas de automatización del cumplimiento para garantizar que el creciente volumen de datos se gestiona correctamente.
Más allá de estos medios técnicos, formar al personal para detectar intentos de phishing y malware evitará la mayoría de los ataques. El error humano sigue siendo la causa número uno de una brecha, pero hay servicios en la nube que pueden comprobar otras aplicaciones en busca de errores de configuración y puntos débiles, lo que pone de relieve la naturaleza colaborativa y de refuerzo de los servicios en la nube.
Cada vez más, los despachos de abogados no tienen nada que temer de la nube, ya que el valor de los servicios modernos añade valor empresarial y mejora la eficiencia. La nube puede ser tan segura como los servicios en la oficina, y actualizarse automáticamente, manteniendo a las empresas al día, más seguras y con nuevas funciones, todo ello reduciendo grandes gastos de capital.
