Gli studi legali hanno due problemi urgenti: supportare più lavoro con meno risorse e gestire la sicurezza quando i loro clienti diventano cloud-centrici. Con i clienti che non sono disposti a utilizzare approcci antiquati e dispendiosi in termini di tempo per la gestione dei contratti e di altre questioni legali, la tecnologia ha la risposta per fornire soluzioni sicure, gli studi legali devono solo essere abbastanza coraggiosi da accettarla.
Sebbene gli studi legali siano spesso considerati arretrati quando si tratta di tecnologia, la realtà è che spesso sono soddisfatti delle soluzioni che hanno e non c’è molta pressione o motivo di tenersi al passo con i servizi cloud all’avanguardia.
Tuttavia, i cambiamenti nella natura dell’attività legale li stanno lentamente spingendo ad adottare il cloud e una serie di soluzioni partner per mantenere le informazioni sicure e riservate.
Pochi studi legali possono continuare ad assumere all’infinito per sostenere la crescita dei propri dipartimenti di contrattualistica, diritto commerciale e altro. Si rivolgono invece ai servizi di automazione legale per gestire la natura altamente ripetitiva del taglia-e-incolla che costituisce gran parte del loro lavoro.
Esempi recenti sono l’aggiornamento dei contratti per includere le regole del GDPR, la modifica degli accordi per riflettere i cambiamenti della Brexit o la generazione di infinite serie di NDA e accordi finanziari. Anche la gestione dei casi, le verifiche di conformità e la contabilità legale possono migliorare con l’automazione. Da adottando il flusso di lavoro e l’automazione dei documenticonsente ad avvocati, paralegali, segretari legali e altri di concentrarsi sull’aggiunta di valore e sulla valorizzazione delle loro conoscenze innate.
L’adozione di queste soluzioni e l’adattamento delle operazioni per utilizzarle al meglio richiede che i dipartimenti IT guardino oltre Office e DocuSign, e persino il temuto fax. Devono adottare il cloud per collegare i reparti e i clienti e garantire che i dati rimangano al sicuro grazie a una solida gestione del rischio, soprattutto nell’era del lavoro a distanza guidata da COVID.
Questi obiettivi non sono diversi da quelli della maggior parte degli altri tipi di aziende, ma l’attenzione del settore legale alla privacy e alla sicurezza pone questi temi in cima a qualsiasi agenda. Tra gli altri obiettivi per migliorare l’efficienza aziendale c’è il self-service dei clienti, che riduce gran parte dei contatti che occupano il tempo degli avvocati, e il miglioramento della mobilità, che consente a clienti e avvocati di portare avanti i processi ovunque si trovino.
Sicurezza del cloud e legge
La maggior parte degli studi legali utilizza cloud privati per mantenere la privacy e la sicurezza, custodendo le informazioni dei clienti. Tuttavia, sempre più spesso le applicazioni e i servizi sfruttano i cloud pubblici e i dati attraversano molte reti per raggiungere un destinatario o un partner.
Secondo il Cybersecurity Tech Report dell’ABA, nel 2019 circa il 26% degli studi legali sarà stato vittima di una qualche forma di violazione dei dati. Molte di queste saranno state accidentali, molti degli sforzi di hacking sono di ampia portata e cercano di trovare punti deboli nelle difese di qualsiasi azienda. Tuttavia, poiché la maggior parte delle informazioni legali sono privilegiate, anche gli studi legali saranno oggetto di attacchi specifici.
Le basi della protezione dei dati e dei vostri servizi, tra cui:
- Restrizioni di alto livello su chi può accedere a quali file, con password o frasi forti e automazione a due fattori che limitano l’accesso.
- Crittografia dei file per l’archiviazione e per gli spostamenti in rete.
- Firewall, sia firewall per applicazioni web (WAF) per proteggere i dati e i servizi cloud, sia firewall on-premise per proteggere l’azienda.
- Bilanciatori di carico per garantire la disponibilità e l’operatività del cloud, attraverso connessioni globali o regionali.
- Strumenti di automazione della conformità per garantire la corretta gestione del crescente volume di dati.
Oltre a questi mezzi tecnici, la formazione del personale per individuare i tentativi di phishing e le minacce informatiche impedirà la maggior parte degli attacchi. L’errore umano è ancora la prima causa di violazione, ma esistono servizi cloud in grado di controllare altre applicazioni per individuare eventuali configurazioni errate e punti deboli, evidenziando la natura collaborativa e rafforzativa dei servizi cloud.
Sempre più spesso gli studi legali non hanno nulla da temere dal cloud, con il valore dei servizi moderni che aggiungono valore al business e migliorano l’efficienza. Il cloud può essere sicuro quanto i servizi in ufficio e può essere aggiornato automaticamente, mantenendo le aziende aggiornate, più sicure e con nuove funzionalità, il tutto riducendo le spese di capitale.
