Os escritórios de advocacia têm duas questões prementes, apoiar mais trabalho com menos recursos e gerir a segurança à medida que os seus clientes se tornam empresas centradas na nuvem. Com os clientes pouco dispostos a utilizar abordagens antiquadas e morosas à gestão de contratos e outras questões legais, a tecnologia tem a resposta para fornecer soluções seguras, os escritórios de advogados só têm de ser suficientemente corajosos para a aceitar.
Enquanto os escritórios de advocacia são muitas vezes lançados como estando por trás dos tempos quando se trata de tecnologia, a realidade é que muitas vezes estão satisfeitos com as soluções que têm em vigor, e há pouca pressão ou razão para acompanhar os serviços de nuvem de vanguarda.
No entanto, as mudanças na natureza dos negócios legais estão lentamente a pressioná-los a adoptar uma nuvem e uma gama de soluções de parceiros para manter a informação segura e confidencial.
Poucos escritórios de advocacia podem continuar a contratar infinitamente para apoiar o crescimento dos seus contratos, direito comercial, e outros departamentos. Em vez disso, estão a recorrer aos serviços de automação jurídica para lidar com a natureza altamente repetitiva do corte e cola que constitui uma grande parte do seu trabalho.
Exemplos recentes incluem a actualização de contratos para incluir as regras do GDPR, a alteração de acordos para reflectir as alterações Brexit, ou a geração de jangadas intermináveis de AND e acordos financeiros. Mesmo a gestão de casos, auditorias de conformidade, e contabilidade legal podem melhorar com a automatização. Por adopção de fluxo de trabalho e automatização de documentosLiberta advogados, paralegais, secretários jurídicos, e outros para se concentrarem em acrescentar valor e mostrar os seus conhecimentos inatos.
Adoptar essas soluções e adaptar as operações para as utilizar da melhor forma exige que os seus departamentos de TI olhem para além do Office e DocuSign, e mesmo o temido aparelho de fax. Devem abraçar a nuvem para ligar departamentos e clientes, e assegurar que os dados permanecem seguros através de uma forte gestão de risco, especialmente na era do trabalho remoto conduzido pela COVID.
Estes objectivos não são diferentes da maioria dos outros tipos de negócios, mas o enfoque legal na privacidade e segurança coloca estas questões no topo de qualquer agenda. Entre os outros objectivos para melhorar a eficiência empresarial está o auto-serviço do cliente, reduzindo muito do contacto que ocupa tempo legal, e melhorando a mobilidade, permitindo aos clientes e advogados deslocarem processos para onde quer que estejam.
A segurança das nuvens e a lei
A maioria das empresas legais operam em nuvens privadas para manter a privacidade e a segurança, guardando a informação dos clientes em segurança. Mas, cada vez mais, as aplicações e os serviços alavancam as nuvens públicas, e os dados atravessarão muitas redes para chegar a um destinatário ou parceiro.
Em 2019, cerca de 26% das empresas legais tinham sido vítimas de alguma forma de violação de dados de acordo com um relatório da ABA Cybersecurity Tech. Muitos destes terão sido acidentais, muitos dos esforços de hacking são de base ampla, tentando encontrar fraquezas nas defesas de qualquer empresa. No entanto, como a maioria das informações jurídicas é privilegiada, os escritórios de advocacia serão também o foco de ataques específicos
Os princípios básicos de protecção desses dados e dos seus serviços, incluindo
- Restrições de alto nível sobre quem pode aceder a que ficheiros, com palavras-passe ou frases fortes e automatização de dois factores limitando o acesso.
- Criptografia de ficheiros para armazenamento e quando se viaja através de redes.
- Firewalls, ambos firewalls de aplicação web (WAFs) para proteger dados e serviços de nuvem, e firewalls no local para proteger o negócio.
- Balanceadores de carga para assegurar a disponibilidade e o tempo de funcionamento das nuvens, através de ligações globais ou regionais.
- Ferramentas de automatização de conformidade para garantir que o volume crescente de dados é gerido correctamente.
Para além destes meios técnicos, a formação de pessoal para detectar tentativas de phishing e malware irá impedir a maioria dos ataques. O erro humano continua a ser a causa número um de uma violação, mas existem serviços de nuvem que podem verificar outras aplicações para detectar erros de configuração e fraquezas, destacando a natureza colaborativa e de reforço dos serviços de nuvem.
Cada vez mais os escritórios de advocacia não têm nada a temer da nuvem, com o valor dos serviços modernos a acrescentar valor comercial e a melhorar a eficiência. A nuvem pode ser tão segura como os serviços no escritório, e automaticamente actualizada, mantendo as empresas actualizadas, mais seguras e com novas funcionalidades, tudo isto ao mesmo tempo que reduz grandes despesas de capital.
